ZÁSADY SPRÁVY DAT A OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
FRANKOSPOL OFFICE s.r.o.
Svazarmovská 309, 73801 Frýdek-Místek
IČO: 25910027, DIČ: CZ25910027
C 25222 vedená u Krajského soudu v Ostravě
(dále „Správce“)
je provozovatelem webových stránek www.frankospol.cz a provozovatelem projektu na webových stránkách www.ekalendar.cz/frankospol, www.konfigurator.ekalendar.cz/frankospol, https://frankospol.hideagifts.com/cz/katalog a http://eshop.frankospol.cz (dále jen „webová stránka“) a správcem osobních údajů ve smyslu národní a evropské legislativy.
FRANKOSPOL OFFICE s.r.o. prohlašuje, že veškeré osobní údaje považuje za přísně důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu s platnými zákonnými ustanoveními v oblasti ochrany osobních údajů. Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu jak s ustanoveními českých právních předpisů (zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů), tak i evropskou legislativou (nařízení EU 679/2016, dále jen „GDPR“).
Ochrana osobních údajů našich zákazníků je prioritou společnosti, a proto vynakládáme značné úsilí, abyste se mohli cítit bezpečně při využívání našich služeb a webových stránek.
Jaké údaje zpracováváme?
V závislosti na účelu a za dále uvedených podmínek od Vás zpracováváme následující osobní údaje: jméno a příjmení/ název firmy, telefon, adresu elektronického kontaktu, doručovací a fakturační adresu, DIČ, IČ, daňové a finanční informace, bankovní spojení, kontaktní informace na odpovědné osoby, podpis, otisk razítka, komunikační a přihlašovací údaje v rámci IT, jiné síťové identifikátory, informace o našem obchodním vztahu, informace o množství a typu odebraného zboží a služeb, případně další údaje, o jejichž zpracování je zákazník vždy výslovně informován (dále jen „osobní údaje“).
Co znamená zpracování údajů?
Správce je oprávněn Vaše osobní údaje shromažďovat, používat, zaznamenávat, uspořádávat, třídit, strukturovat, ukládat, přizpůsobit nebo pozměnit, upravovat, vyhledávat v nich, kombinovat, používat je a likvidovat v souladu s právními předpisy. Všechny osobní údaje jsou zpracovány zákonným a transparentním způsobem a jsou vyžadovány pouze v přiměřené, relevantní a nezbytné míře ve vztahu k účelu zpracování.
Z jakého důvodu a k jakému účelu budou Vaše osobní údaje zpracovávány?
Požadavek na uzavření a plnění smlouvy
Důvodem zpracování Vašich osobních údajů je zejména požadavek na uzavření a plnění smlouvy, jejímž předmětem je dodávka produktů či služeb a realizace obchodní transakce. Vaše osobní údaje jsou proto zpracovávány za účelem naší vzájemné komunikace, dále k vedení a správě Vašeho uživatelského účtu a plnění našeho smluvního vztahu. Za účelem realizace obchodní transakce potřebujeme znát jméno a příjmení (případně název firmy, IČ, DIČ), kontaktní osobu, podpis, adresu (fakturační a případně dodací), telefonní a emailový kontakt. Dále pak evidujeme Vaše obchodní transakce u nás.
Plnění zákonných požadavků
Některé data nezbytně potřebujeme zejména v rámci daňových povinností správce, archivačních a případně i jiných povinností, které správci ukládá zákon, a mohou se dotknout Vašich osobních údajů.
Oprávněný zájem
Oprávněný zájem může vzniknout například v situaci, kdy existuje relevantní a odpovídající vztah mezi subjektem údajů a správcem, například pokud je subjekt údajů zákazníkem správce nebo mu naopak poskytuje služby. Oprávněným zájmem dotčeného správce údajů je rovněž zpracování osobních údajů nezbytně nutné pro účely zamezení podvodům. Rovněž tak zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu (např. nabízení relevantních služeb a výrobků stávajícím zákazníkům správce) lze považovat za zpracování prováděné z důvodu oprávněného zájmu. Data se dále mohou používat především za účelem bezpečnosti a správy IT systému nebo pro případ vymáhání oprávněných nároků správce vůči subjektu údajů.
Předcházení vzniku škod a zamezení legalizace výnosů pocházejících z trestné činnosti
Např. při vyzvednutí objednávky, reklamace či při proplácení dobropisu od Vás můžeme požadovat také podpis, případně otisk razítka či předložení identifikačního dokladu při převzetí zboží k potvrzení totožnosti.
K marketingovým účelům
Data se získávají zejména za účelem nabízení zboží ze sortimentu. Jedná se např. o newsletter (zasílání obchodních sdělení informujících o nabídkách nebo akcích formou emailu), informaci o dostupnosti zboží apod.. Pro tyto účely zpracováváme následující osobní údaje: e-mailovou adresu, jméno a příjmení, údaje o nákupních zvyklostech.
Souhlas se zpracováním osobních údajů
Některé údaje můžeme zpracovávat i bez Vašeho výslovného souhlasu, zejména:
- pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (např. identifikační údaje Vámi poskytnuté ve formuláři dočasné nebo trvalé registrace na našich webových stránkách pro účely realizace transakce a dodání zboží na určené místo),
- Vaše údaje v nezbytném zákonném rozsahu pro plnění právních povinností (např. identifikační a kontaktní údaje pro vystavení, zaúčtování a archivaci smluv, objednávek a daňových dokladů pro vedení účetnictví apod.),
- pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
- pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce,
- pro účely oprávněných zájmů správce, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.
V dalších případech potřebujeme pro zpracování Vašich osobních údajů souhlas. Tyto údaje i účel jejich zpracování jsou vždy uvedeny v souhlasu, který poskytnete. Poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů je dobrovolné, avšak neudělení souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo jeho odvolání znemožňuje činnosti, ke kterým je požadovaný souhlas vyžadován:
- marketingové činnosti,
- sledování pohybu uživatelů na webových stránkách a profilování, pro něž potřebujeme znát Vaši IP adresu a umístit na Váš počítač cookies,
- individualizace nabídky služeb a produktů, pro něž potřebujeme znát Vaši IP adresu a cookies
- pro vedení zákaznické databáze minulých i potenciálních zákazníků,
- další činnosti, které Vám případně sdělíme vždy před zpracováním údajů.
Jak údaje získáváme?
Údaje získáváme s ohledem na smluvní charakter vztahu s Vámi na základě Vašeho dobrovolného poskytnutí těchto údajů. Některé údaje také získáváme automatizovaně, když používáte naše služby a od našich obchodních partnerů, kterým jste údaje při použití naší služby nebo následně poskytli (např. provozovatelům služeb Google Analytics apod.).
Jak dlouho údaje uchováváme a zpracováváme?
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu nezbytnou k plnění práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu, po dobu dokud trvá právní důvod jejich zpracování, po dobu, po kterou je nutné údaje zpracovávat v souladu s oprávněnými zájmy správce, v případě že je zpracování osobních údajů podmíněno souhlasem po dobu na kterou byl udělen nebo dokud nebude souhlas odvolán, dále případně nedojde-li k ukončení zpracování ze zákonných důvodů. Po ukončení smluvního vztahu se správcem budou Vaše osobní údaje vymazány nebo anonymizovány, pokud jejich zachování nebudou vyžadovat zákonná pravidla pro archivaci nebo zvláštní oprávněné využívání údajů správcem (nemocenské a důchodové pojištění apod.).
Jak údaje chráníme?
Správce přijal vhodná technická, administrativní, organizační a fyzická bezpečnostní opatření týkající se důvěrnosti Vašich osobních údajů. Správce je povinen řídit se v plném rozsahu zásadami ochrany osobních údajů, které jsou zveřejněny na jeho internetových stránkách.
Osobní údaje jsou pod stálou elektronickou a procedurální kontrolou zajištěnou prostřednictvím:
- organizačních opatření jako jsou vnitropodnikové zásady nakládaní s osobními údaji a smluvní zajištění zpracovatelských povinností. Osoby, které s Vašimi osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinnosti mlčenlivosti,
- přiměřených technických prostředků a příslušných opatření vyžadovaných právními předpisy, které zajišťují ochranu zpracovávaných osobních údajů a zabezpečují osobní údaje proti jejich poskytnutí neoprávněným osobám, převzetí neoprávněnými osobami, jakož i proti jejich zpracovávání porušujícímu ustanovení zákona o ochraně osobních údajů.
Správce má vypracovanou vnitřní směrnici pro archivaci a likvidaci dokumentů. Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance a smluvní partnery správce.
S kým údaje sdílíme?
Prodávající prohlašuje, že veškeré osobní údaje zákazníka jsou důvěrné a nebudou jinak zveřejněny a poskytnuty třetí osobě, s výjimkou situace související s podpůrnými službami, distribucí či platebním stykem týkajícího se objednaného zboží (např. sdělení jména a adresy dodání dopravci) a plněním zákonných povinností (orgány státní správy, daňové subjekty apod.), kde správce může svěřit zpracování osobních údajů spolupracujícím subjektům v rozsahu nezbytném pro realizaci transakce. Správce může sdílet data i s jinými subjekty na základě předchozího upozornění a v rozsahu dle Vašeho souhlasu. Rozsah poskytnutých či zpřístupněných osobních údajů je vždy omezen na údaje nezbytné pro naplnění účelu a poskytnutí závisí na právním základu. Osobní údaje kupujících nebudou prodávány třetím osobám, zejména nebudou prodávány jiným subjektům za účelem zasílání reklamních materiálů třetích osob apod.
Pokud budou od Vás získány i jiné osobní údaje třetích osob, uzavřením smluvního vztahu potvrzujete, že jsou správné a úplné, a že byly získány a použity v souladu s právními předpisy. Správce Vám zaručuje, že zpracování veškerých osobních údajů bude v souladu s účelem jejich předání a že poskytuje veškeré záruky bezpečného zpracování v souladu s právními předpisy.
Jaké máte práva?
Podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR máte zejména právo:
- odvolat kdykoliv svůj souhlas ke zpracování údajů,
- požadovat po nás informaci, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme,
- požadovat po nás vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů,
- požadovat přístup k osobním údajům,
- na omezení zpracování, aktualizaci a opravu osobních údajů,
- přenositelnosti osobních údajů,
- vznést námitku proti jakémukoliv druhu zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu,
- požadovat výmaz osobních údajů a právo být zapomenut,
- obrátit se na nás nebo na dozorový úřad (Úřad pro ochranu osobních údajů) v případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů
- právo znát veškeré podrobné zásady ochrany osobních údajů správce, které jsou zveřejněny na internetových stránkách správce. V těchto zásadách jsou blíže popsána Vaše práva při zpracování osobních údajů správcem a postup při jejich uplatňování.
Jak můžete uplatnit svá zákonná práva?
Požadované úkony provedeme v zákonem stanoveném rozsahu na základě Vaší žádosti. Jakékoliv Vaše žádosti, námitky, oznámení změn údajů a další Vaše požadavky můžete uplatnit na adrese sídla správce (Svazarmovská 309, 73801 Frýdek-Místek) a na emailové adrese frankospol@frankospol.cz. Jsou-li žádosti subjektů údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, můžeme Vám účtovat přiměřený poplatek k pokrytí vzniklých nákladů nebo můžeme odmítnout Vaší žádosti vyhovět. Dále máte právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
IP adresy, logovací soubory, cookies
Cookies
Webové stránky internetového obchodu používají soubory „cookies“. Cookies jsou malé soubory, které umožňují pomocí zařízení používaného k prohlížení sítě Internet (např. počítač, mobil atd.) zapamatovat si specifické informace týkající se používaného zařízení. Informace uložené v „cookies“ souborech nám pomáhají přizpůsobit naše služby individuálním potřebám uživatelů a jsou také využívány pro reklamu a statistiky. Ukládání vybraných cookies probíhá na základě předchozího upozornění a Vašeho souhlasu s tím, že ukládání cookies můžete kdykoliv odmítnout a změnit jejich nastavení v rámci svého internetového prohlížeče. Pokud tato nastavení nezměníte, budou soubory cookies uloženy do paměti zařízení. Změna nastavení souborů cookies může omezit funkčnost webových stránek.
Plugin Facebooku
Naše webové stránky www.frankospol.cz obsahují plugin k sociální síti Facebook (Facebook Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, California, 94025, USA). Plugin Facebooku na našich stránkách je označen logem Facebooku. Tento plugin vás přímo spojí s naším profilem na serveru Facebooku. Facebook pak může získat informace, že jste navštívili naše stránky ze své IP adresy. Pokud navštěvujete naše stránky a jste přihlášeni na svém profilu na Facebooku, Facebook zaznamená informaci o návštěvě. Dokonce, i když nejste přihlášeni, Facebook může získat informace o IP adrese. Chceme zdůraznit, že Facebook nám nepředává informace o shromažďovaných údajích a způsobu jejich využití. Účel a rozsah údajů, které shromažďuje Facebook, nám nejsou známy. Pokud byste chtěli získat další informace týkající se soukromí na portálu Facebook, doporučujeme přímý kontakt s Facebookem, nebo seznámit se s politikou soukromí portálu. Pokud si nepřejete, aby Facebook mohl získávat informace ohledně Vašich návštěv na našich stránkách, doporučujeme provést předchozí odhlášení z účtu na Facebooku.
Naše webové stránky využívají především službu Google Analytics a Google Maps, která umožňuje analýzu našeho e-shopu a zobrazení polohy správce. Je od společnosti Google Inc. („dále Google“). Informace vygenerované při využívání našeho webu jsou přenášeny na servery společnosti Google, kde jsou následně uloženy. Společnost Google tyto informace využívá k analýze používání webových stránek, přípravě reportů ohledně používání webových stránek a jiných služeb souvisejících s používáním internetu.
IP adresy (adresa internetového protokolu)
IP adresa se přenáší při každém vyslaném požadavku na webový server, aby věděl, kam má zaslat odpověď. Dynamickou a statickou IP adresu obdrží každý zákazník od svého poskytovatele internetového připojení („ISP“), a to v okamžiku svého připojení na internet. Z tohoto důvodu může ISP určit konkrétního zákazníka, kterému IP adresu přiřadil.
Logovací soubory
Webserver ukládá celé IP adresy pro případ vyžádání součinnosti např. s PČR apod. Webaplikace k nim nemá přístup.
Platnost
Tyto zásady a informace jsou platné a účinné ke dni 25. 5. 2018. Jejich aktuální znění je uveřejněno na internetových stránkách www.frankospol.cz .